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G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

選擇辦公套件在以往是一件很簡單的事情,但是谷歌公司推出的功能強大且功能豐富的辦公套件 G Suite 如今成爲微軟公司 Office 的強勁對手。以下將詳細分析這兩個套件的優缺點,以幫助用戶確定哪個套件適合其業務。

選擇辦公套件在以往是一件很簡單的事情,但是谷歌公司推出的功能強大且功能豐富的辦公套件 G Suite 如今成爲微軟公司 Office 的強勁對手。以下將詳細分析這兩個套件的優缺點,以幫助用戶確定哪個套件適合其業務。

曾幾何時,微軟公司的 Office 套件主導着商業世界。在上世紀 90 年代末和 21 世紀之初,微軟公司的辦公套件已經將 WordPerfect Office 和 Lotus SmartSuite 等競爭對手遠遠地甩在了身後。然而在 2006 年,谷歌公司推出了谷歌文檔和電子表格 (Google Docs&Spreadsheets;),這是一個協同的在線文字處理和電子表格組合,並與其他商業服務相結合,形成了谷歌應用套件,後來更名爲 G Suite.。

儘管谷歌公司的辦公套件並沒有立即席捲整個商業世界,但隨着時間的推移,它在功能和受歡迎程度上都有所增長,目前擁有 500 萬以上的付費用戶。與此同時,微軟公司已經將重點從傳統的授權許可的 Office 軟件轉移到了 Office 365,這是一個基於訂閱的版本,更像是一項具有頻繁更新和新功能的服務。在此將重點關注 Office 365。

如今,選擇辦公套件已不再像以前那樣簡單。在這裏爲人們的選擇提供幫助。

|| G Suite vs. Office 365: 哪個是最佳的辦公套件 ?

G Suite 和 Office 365 有很多共同點。兩者都是基於訂閱的,根據客戶所尋找的功能,每月按不同級別對企業按人數收取費用。儘管 G Suite 是基於 Web 的,但它也可以脫機工作。雖然 Office 365 基於已安裝的桌面軟件,但它也提供功能較弱的基於 Web 的應用程序版本。

這兩種套件均可與多種設備配合使用。由於 G Suite 是基於網絡的,因此可以在任何操作系統上的大多數瀏覽器中使用,而且谷歌公司還提供了適用於 Android 和 iOS 的應用程序。微軟公司提供了適用於 Windows、macOS、iOS 和 Android 的 Office 客戶端應用程序,其基於 Web 的應用程序可跨瀏覽器工作。

這兩種套件還提供相同的基本核心應用程序。每個都有文字處理、電子表格、演示文稿、電子郵件、日曆和聯繫人程序,以及視頻會議、消息收發和筆記軟件。每個服務器都有與其關聯的雲存儲。但是,這些單獨的應用程序在一個套件之間就完全不同,在業務環境中用於管理它們的管理工具也是如此。而且這兩個套件還提供了許多其他工具。因此,很難決定哪種套件更適合用戶的業務。

這就是其中的內容。以下將對辦公套件的各個方面進行詳細的介紹,從逐個應用程序比較到每個套件如何處理協作,其應用程序集成程度、定價和支持等。重點是套件如何用於企業,而不是個人使用。

(1)G Suite vs. Office 365: 訂閱定價的比較

價格是調查人員關注的主要事項,當用戶開始確定哪種辦公套件更適合自己時,這也成爲一個很好的起點。個人可以免費使用兩個套件中的多個在線應用程序,其中包括 Google Docs、表格和幻燈片以及 Microsoft Word Online、Excel Online 和 PowerPoint Online-,但是企業應根據需要使用付費的 G Suite 和 Office 365 訂閱安全和管理功能。請先查看以下圖表,首先是 G Suite,然後是 Office 365,以比較計劃和價格。

(2)G Suite 企業定價選項

G Suite 有三個版本:基本版、商業版和企業版。基本版的價格爲每位用戶每月 6 美元,其中包含全套應用程序和 30GB 的存儲空間 (非營利組織可以免費使用 G Suite Basic)。商業版的價格爲每位用戶每月 12 美元,包括基本版的所有內容,以及無限的存儲和歸檔、企業搜索功能、其他管理工具以及低代碼應用程序環境。企業版 (每位用戶每月 25 美元) 包括企業版提供的所有功能,以及更多的管理控件。

G Suite 商業計劃書

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G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

有關更多詳細信息,可以訪問谷歌公司的比較定價計劃網頁,可以下載更詳細的比較列表。 另外請注意,更高級別的 G Suite 計劃中提供的某些功能可以作爲獨立服務購買。

(3) 適用於企業的 Microsoft Office 365 定價選項

Office 365 商業訂閱更爲複雜,其範圍從最基本的版本 Office 365 Business Essentials 每用戶每月 5 美元到 Office 365 E5(企業功能最多的版本) 每用戶每月 35 美元。下表概述了每個版本的功能。左側的三個“業務”計劃適用於員工不超過 300 人的小型企業。 右邊的四個是針對大型組織的。

Office 365 商業計劃

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

用戶可以查找有關微軟公司針對 Office 365 的企業計劃的更多信息。微軟公司還爲教育、政府、非營利組織和其他機構提供了一系列 Office 365 計劃,以及結合了 Office 365、Windows 10 和安全性的 Microsoft 365 計劃。

此外,許多 Office 應用程序和服務都可以按單個端點使用。一些用戶寧願先以較低級別的計劃支付費用,然後再將其中一項或兩項作爲附加項支付,而不是爲更高級別的綜合計劃支付費用。

|| G Suite vs.Office 365: 應用程序的比較

每項業務都有不同的需求,用戶的某些應用可能比其他應用更有價值。對於某些用戶來說,文字處理和電子郵件可能是辦公套件中最重要的應用程序,而另一些公司則可能需要一個功能強大的電子表格程序,而不是其他所有功能。

爲了提供幫助,以下比較 G Suite 和 Office 365 中的每種主要應用程序,以便用戶可以充分利用對其業務最重要的應用程序,並讓它們的優缺點指導用戶做出整體決策。

(1) 文字處理: Google Docs vs. Microsoft Word

用戶決定使用 Google Docs 還是 Microsoft Word 會讓業務變得更好。這很簡單:對企業的用戶來說哪個更重要:簡單易用的協作還是最大範圍的文檔創建和編輯功能 ? 對於協作,Google Docs 更好。因爲用戶在任何地方都能找到功能齊全的文字處理器,所以將會需要採用 Word。

如果說 Word 具有卓越的功能,並不意味着企業可能不會使用其他工具。這可以使用戶的工作流程更輕鬆、更高效。如果用戶要創建報告、小冊子、簡歷或幾乎任何其他類型的文檔,Word 都會提供一套出色的預構建模板,因此可以快速編寫文件,而用戶會知道其文檔將具有紮實的設計。例如,Word 有近 50 種不同的報告模板,而 Google Docs 只有 5 種。Word 還提供了更多圖表類型和樣式,可以嵌入到文檔中。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

Microsoft Word 具有比 Google Docs 更強大的功能,包括許多預建模板、可在創建新文檔時從中選擇模板

但是在實時協作方面,Google Docs 勝過 Word。其協作是無縫的,並且是從頭開始內置的,而在 Word 中,它更難使用,沒有那麼全面,感覺被固定在程序之中,而不是程序的一個組成部分。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

在實時協作方面,Google Docs 遠遠勝過 Microsoft Word

對於非實時協作 (編輯和標記文檔以供他人查看),Word 一直是黃金標準。但 Google Docs 已經取得了長足的進步,現在幾乎與 Word 一樣好。 Word 的編輯工具具有更細粒度的控件,但除此之外,它們的功能幾乎是相同的。

(2) 電子表格: Google Sheets vs.Microsoft Excel

企業中的用戶是大多數人單獨使用電子表格,還是經常與他人合作 ? 答案將決定是微軟的 Excel 還是 Google Sheets 更適合其業務。

對於那些單獨工作的人來說,Excel 無疑是贏家。與 Word 一樣,模板的選擇範圍廣泛,但也給用戶帶來很多麻煩。例如,僅針對不同類型的預算就有 60 多個模板。無論是業務預算還是特殊的預算 (例如營銷活動預算),用戶都可能會找到適合自己需求並且可以輕鬆修改的預算。相比之下,Google Sheets 只有三個不同的預算模板。

Excel 還提供了比 Google Sheets 更多的圖表類型,總共 17 種,其中包括流行的列、線、餅圖、條形圖、面積圖 ; 以及雷達,表面和直方圖等更復雜的數據 ; 還有一些主要是數據專業人員所熟知的,例如 box&whisker;。而且,許多圖表類型都有多個子類型,例如,在條形圖中,可以找到簇狀條形圖、堆積條形圖和子圖,並且每種都有兩種變體。Google Sheets 只有七種主要圖表。與在 Google Sheets 中相比,使用 Excel 創建圖表也更加簡單。

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Excel 具有比 Google Sheets 更復雜的功能,包括更多圖表類型

不過,Google Sheets 在實時協作方面遠遠超過了 Excel。 與 Docs 一樣,將協作直接應用到 Sheets 中。 它不僅具有功能更強大的工具,而且還可以自然集成並且易於訪問。 對於電子表格進行編輯和註釋也是如此。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

Google Sheets 的協作工具功能強大且易於使用

(3) 演示文稿: Google 幻燈片 vs.Microsoft PowerPoint

與文字處理和電子表格應用程序一樣,Google Slides 或 PowerPoint 是否最適合用戶的業務歸結爲一個要點:是否重視演示程序中的協作或強大功能 ? 如果協作對於企業中至關重要,那麼採用 Google 幻燈片會更好。而如果是其他原因,PowerPoint 更好。

例如,PowerPoint 的 QuickStarter 功能可快速啓動演示文稿。選擇演示文稿的主題,然後 QuickStarter 引導用戶完成大綱、入門幻燈片、模板和主題。Google 幻燈片沒有這種功能。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

PowerPoint 具有 Google 幻燈片無法比擬的衆多功能,其中包括 QuickStarter,該功能可引導用戶創建大綱、幻燈片、模板和主題

同樣,使用 PowerPoint,添加圖形、過渡、動畫和多媒體也更容易。它還有更多的圖表和表格類型。而且,在演示文稿本身的製作上,它具有創新的功能,諸如排練時間安排等創新功能,可以在排練演示文稿時對每張幻燈片花費多長時間。這樣一來,用戶就不會陷入任何單張幻燈片的困境,並且可以練習爲每張幻燈片按時分配。而 Google 幻燈片沒有類似的功能。

但是,在協作方面,Google 幻燈片是最重要的規則,遠遠超過了 PowerPoint 內置的笨拙的功能。而且,由於幻燈片提供的功能少於 Excel,因此在其中創建幻燈片會稍微容易一些,因爲它沒有在界面中包含太多功能。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

幻燈片不如 Excel 強大,但其界面卻沒有其混亂

(4) 電子郵件: Gmail vs. Microsoft Outlook

如果用戶追求簡單性,那麼會首選 Gmail 而不是 Outlook。與 Outlook 的默認界面相比,Gmail 的界面更加簡潔明瞭,在易用性和強大功能之間實現了最佳平衡。但是,Outlook 在使用可以打開的新的簡化功能區方面變得更加簡單易用。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

Gmail 提供了簡化的界面和直觀的方式來完成用戶最重要的電子郵件任務

無論是創建、回覆或管理電子郵件,Gmail 都提供了直觀的界面以及易於使用的工具,可幫助用戶快速完成工作。其中人工智能驅動的選項,可在用戶鍵入時提示單詞和短語。

然而,當涉及到電源功能時,Outlook 是有規則的。例如,Outlook 的重點收件箱可以讓用戶首先查看和回覆最重要的電子郵件,它的清理功能在簡化長電子郵件線程方面做得很好,這樣就更容易跟蹤。而且由於聯繫人和日曆功能是 Outlook 本身的一部分,因此它們與電子郵件很好地集成在一起。Gmail 依賴於單獨的 Google 聯繫人和日曆應用程序,這些應用程序的導航可能會更麻煩一些。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

再加上新的簡化功能區,Outlook 的界面使用起來非常混亂

如果用戶希望一切順利,Outlook 將爲他們提供所有服務。爲了快速完成工作,Gmail 是一個更好的選擇。

(5) 協作: Google Hangouts Chat and Meet vs. 微軟 Teams

在文檔協作方面,Gmail 遠遠優於 Office 365,直接嵌入到界面中,而不是像在 Office 365 那樣讓人覺得是一個事後的想法。一切都擺在用戶面前,可以邀請他人合作,設置他們的合作權限,並在一起工作時與他們聊天。在 Office 365 中使用協作有一個更深層次的學習曲線,即使學會了如何使用協作,它也沒有 G Suite 那麼無縫。

不過,共同處理單個文檔只是等式的一部分。當涉及到更復雜的、企業範圍內的協作功能時,Office 365 包含的工具勝過 G Suite 提供的任何工具。例如,微軟 Teams 將羣組聊天、在線會議、網絡和視頻會議、定製的工作區、共享的團隊文件存儲庫等結合在一起,其方式比谷歌的任何產品都更加複雜和有用。Teams 與辦公平臺的其他部分有着深厚的聯繫,提供了與 Outlook、SharePoint、OneDrive for Business 等的輕鬆集成。

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微軟 Teams 是一個與 Office 365 的其餘部分緊密集成的組聊天平臺

微軟的 Skype for Business 視頻會議平臺也與 Office 365 集成在一起,但是爲了支持團隊而正在逐步淘汰。

就其本身而言,G Suite 提供了用於視頻會議的 Hangouts Cha 和 Hangouts Meet,這是一種與 G Suite 其餘部分緊密相關的消息傳遞和工作流集成平臺。它們雖然不如 Office 365 的產品強大,但卻是有用且簡單的工具。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

發起 Google 環聊會議

Office 365 和 G Suite 各自提供了自己的類似於社交網絡的場所,可以彼此交流 ; 例如 Office365 的 Yammer 和 G 套件的 Currents。不過,它們都沒有直接集成到各自的辦公套件中。

(6) 存儲和文件共享: Google Drive vs. Microsoft OneDrive for Business 和 SharePoint

除價格最低的 G Suite 版本 Basic(每個用戶僅提供 30GB) 外,這兩個套件均具有大量存儲空間。另外兩個價格更高的 G Suite 選項包括無限存儲空間。Office 365 的小型企業和低級的企業計劃包括每位用戶 1TB 的存儲空間,而其 E3 和 E5 計劃則包括無限的存儲空間。

G Suite 和 Office 365 的存儲和共享文檔功能之間幾乎沒有什麼區別。Google Drive 和 Microsoft OneDrive for Business 都直接與它們自己的辦公套件集成,並且都允許用戶在任何設備上訪問文件。在 G Suite 中,默認情況下文件位於雲中,而不是設備本身,儘管用戶也可以將它們存儲在本地。在 Office 365 中,它們駐留在每個設備上,也存在於雲中,並且所有設備都在一起同步。

如果用戶擔心雲優先的 G Suite 的脫機訪問,它提供了管理工具,管理員可以使用該工具設置用戶在計算機未連接到 Internet 時是否可以訪問其文檔以及使用文檔、表格和幻燈片。該工具允許管理員在允許訪問的每臺計算機上安裝策略,或者讓每個用戶決定是否允許脫機訪問。

OneDrive 具有一項稱爲 OneDrive 的出色功能,即按需存儲文件,該文件使用戶可以根據文件和文件夾來決定哪些文件存儲在單個設備上,哪些文件保留在雲中,儘管這些文件和文件夾可以存放在設備上,但仍可以下載雲中的文件。

幾乎所有的 Office 365 業務和企業計劃都包括一個免費版本的 Microsoft SharePoint 服務,稱爲 SharePoint Online。SharePoint Online 爲存儲和共享添加了大量功能。它通常通過一系列微型站點來管理和組織文檔、工作流和其他共享信息。

SharePoint Online 是一項服務,由微軟公司託管,因此企業無需爲其購買和管理自己的服務器和基礎設施。但是,他們可能需要管理員來處理許多 SharePoint Online 任務,例如內容管理和門戶設計。

還有一個付費版本的 SharePoint,稱爲 SharePoint Server,可以單獨獲得,並且不作爲 Office 365 的一部分提供。採用 SharePoint Server,企業可以託管和管理 SharePoint 所需的物理和軟件基礎設施。這意味着執行諸如機架服務器之類的任務 ; 應用安全補丁和功能更新 ; 並監控正常運行時間,可靠性和安全性。使用 SharePoint Online,這些任務由 Microsoft 處理。

谷歌公司在 G Suite 中沒有提供與 SharePoint Online 完全相同的功能。商業和企業計劃的訂閱者可以使用稱爲 Team Drives 的功能,這是 Google 雲端硬盤文件夾,可以由多個人訪問和管理。它們可以用作團隊成員存儲和共享文檔、圖像和其他文件的便捷存儲庫,但是團隊驅動器不是 SharePoint 提供的集成 Intranet 網站。

最後一點需要說明的是:谷歌在 Google Drive 中查找文檔的搜索工具遠遠優於微軟在 OneDrive 中的搜索工具,其雲搜索功能將谷歌的搜索能力擴展到了公司的所有內容。也就是說,使用文件資源管理器瀏覽 OneDrive 通常比在網絡上瀏覽 Google Drive 更容易。

|| G Suite vs. Office 365: 其他工具和附加功能比較

這兩個辦公套件提供的不僅僅是標準的文字處理、電子表格、演示文稿和電子郵件 / 日曆應用程序,每個都有額外的功能。瞭解這些附加功能可以幫助用戶決定哪個套件最適合自己的業務。

Office 365 遠遠超出了套件的基本功能,提供了大量額外的應用程序和更小的應用程序。其中最重要的是 Access,它可以用於構建基於模板或完全從頭開始的業務應用程序。它是爲非開發人員設計的,儘管它確實需要一些編碼智能。訪問權限僅適用於 Windows、Office 365 E1 和 Business Essentials 的訂閱者無法獲得該權限。商業計劃書中包含的另一個僅限個人電腦的程序 (E1 和 business Essentials 除外) 是桌面發佈軟件發行商。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

Access 是大多數業務和企業 Office 365 計劃中包含的工具之一

OneNote 筆記應用程序是 Office 套件中非常有用但未充分利用的一部分。去年,儘管標準版 Office 仍可以單獨下載,但它已停止安裝 OneNote 桌面客戶端。但是,自 2020 年 3 月起,該桌面應用將再次包含在 Office 365 中,這是一件好事,因爲它提供了比 Web 或通用 Windows 平臺版本更強大的功能。

Office 365 還附帶 Microsoft Forms(這是可讓用戶創建調查、測驗和民意測驗的應用程序) 和 Microsoft Planner(顧名思義,它可幫助團隊創建計劃、分配計劃、共享文件、談論工作情況) 並跟蹤更新。它可以單獨工作,也可以與 Microsoft Teams 集成。企業 Office 365 計劃中隨附的另一個應用程序是 Power Automate(以前稱爲 Microsoft Flow),它使企業能夠自動執行重複性任務並將其集成到工作流中,例如,當將新項目添加到 SharePoint 時自動發送警報。

一些 Office 365 業務和企業計劃中包含的其他應用程序和服務包括:低代碼應用程序開發工具 PowerApps; 生產率分析工具 MyAnalytics; 允許用戶在 Office 365 中查找和組織內容的工具 Delve; 企業視頻服務流 ; 創建基於 Web 的演示文稿的工具 Sway;Kaizala 是一款針對一線員工的移動工作管理應用。

最後,微軟公司還提供了一些其他工具,這些工具不是 Office 365 的正式組成部分,而是與之集成的,例如與 Outlook 和 Microsoft Planner 協同工作的待辦事項列表應用程序 To Do。

有很多額外的東西,有好有壞。其好處是顯而易見,有很多工具可供用戶使用。不良的一面可能不那麼明顯,弄清楚它們是如何一起工作的 (或不一起工作的) 可能會非常混亂。

G Suite 具有較少的這些額外功能,並且大多數功能都不如 Office 365 的其他工具強大。與表格一起使用的 Google Forms 可能是最強大、最有用的功能。顧名思義,它允許用戶爲各種目的創建表單,例如訂單表單、工作請求、休假請求、獲取事件反饋。

G Suite vs. Office 365:最適合企業的辦公套件是什麼 ?

Google Forms 允許用戶快速輕鬆地創建自定義表單以獲取反饋

Google 協作平臺是另一個有用的工具。它使用戶可以爲單個項目、事件和其他類似目的創建團隊和企業網站。還有一個 Google Keep 記事本應用程序,該應用程序簡單明瞭,沒有微軟公司的 OneNote 複雜。AppMaker(適用於 G Suite 商業和企業計劃) 提供了低代碼應用開發環境。

而且,如果用戶要創建繪圖,特別是圖表,用戶會喜歡 Google Drawings, 它不包含在 G Suite 中,但可以與它協同工作 (免費提供)。如果用戶使用繪圖創建圖形並將其嵌入到 Google 文檔中,然後在圖形文件本身中進行更改,則 Google Docs 中的圖形也會被更新。

除了微軟公司的 Access 和 PowerApps 以及 Google 的 AppMaker,這些額外功能都沒有提供“仿造”功能,這些功能可以使那些缺乏編程經驗的人創建真正有用的應用程序。因此,它們可能不會影響哪個套件適合用戶的業務。對於許多公司而言,它們是不錯的工具,但並不是必備的工具。

|| G Suite vs. Office 365: 安全和管理工具比較

爲企業選擇具有最佳功能的辦公司套件是一回事,但管理套件和保護數據的難易程度卻常常被忽視。即使是最好的面向用戶的功能也無法彌補安全和管理工具的不足。因此,需要將 G Suite 與 Office 365 進行比較。

這兩種套件都通過 Web 界面進行管理,並且在這兩種情況下,其界面都存在一些令人迷惑的選項和佈局,這些都是令人不滿意的。然而,Microsoft 365 管理中心的“Essentials”視圖勝過 G 套件中的任何內容,因爲它讓用戶可以輕鬆地完成最常見的任務,包括編輯新用戶和現有用戶、更改許可證、支付帳單和在設備上安裝 Office。它還有一個添加用戶嚮導,可以幫助用戶從一個位置設置電子郵件、許可、角色、聯繫人信息等。

除了界面之外,Office 365 還提供了更好的管理員帳戶安全性、出色的移動管理和更多管理控件。但是,G Suite 支持不需要嚴格合規性要求的組織的關鍵管理功能。這兩個套件都具有企業級安全性來保護用戶的數據,並提供一箇中央安全中心來管理用戶權限和保護。

|| G Suite vs. Office 365: 服務和支持的比較

在一個理想的世界裏,辦公套件不會出問題,也不需要技術支持。但是人們並不是生活在這個理想的世界中。因此,需要了解 G Suite 和 Office 365 提供的支持和更新類型。

G Suite 通過電話、電子郵件和聊天提供全天候技術支持,但僅適用於 G Suite 管理員。還有一個可搜索的管理員幫助中心,以及一個介紹 G Suite 更新的發行信息的博客。 G Suite 管理員幫助社區也很有用,該社區包括論壇和 YouTube 視頻,以幫助管理員完成常見任務。非管理員必須訪問 Google 的常規幫助區域,該區域除了 G Suite 的各個組件外,還涵蓋許多 Google 產品,例如 YouTube、Google Maps 和 Google Photos。還有一個 G Suite 學習中心,用於用戶培訓。

Microsoft 還爲 Office 365 管理員通過電話,電子郵件和聊天提供全天候技術支持。微軟公司還通過電話、電子郵件和聊天爲 Office 365 管理員提供全天候技術支持。Office 365 管理幫助中心包括針對小型企業的幫助,Office 365 培訓中心爲管理員、IT 專業人員和 Office 365 用戶提供全面的視頻培訓。如今有大量的論壇專門討論 Office 365。Office 幫助和培訓區域提供了各種各樣的幫助,從應用程序級別到用戶和管理員的故障排除。至於更新,Microsoft 通常每月發佈一次或多次 Office 365 更新,並在線發佈有關每個更新的信息。

|| Office 365 和 G Suite 可以與其他企業軟件一起使用嗎 ?

Office 365 和 G Suite 都有各自的優缺點,因此用戶可能會想同時使用它們,例如,用於文檔創建的 Office 365 和用於協作的 G Suite。

從理論上講這是可能的,但實際上這是一個壞主意。其部分原因是 G Suite 的文檔沒有以其自己的文件格式另存爲本地文檔。相反,它們位於 Google 的服務器上。可以將它們保存爲各種文件格式,包括 Office 365 的 .docx、.xlsx 和 .pptx 等,還可以從這些格式和其他格式導入文件。現在甚至可以通過一種方式在 Google 服務器上以原始格式本地編輯 Word、Excel 和 PowerPoint 文件。但是發現 Office 365 和 G Suite 之間的翻譯中經常會丟失格式和佈局,嵌入式視頻不起作用,未顯示所有評論,也不顯示已解決的評論。

此外,如果用戶要在兩個套件之間來回傳輸文件,那麼其工作流程將是一場噩夢。在線編輯背後的想法是在一個單一的位置,每個人都可以在每個文件的最新版本上進行協作,但是如果同時使用 G Suite 和 Office 365,則文件的各種版本可能存儲在 Google Drive 或 OneDrive for Business,或兩者兼有。

但是,如何使用一個套件進行內容創建、協作和存儲,而另一個套件進行通信,如收發電子郵件、共享日曆、羣聊和視頻會議呢 ? 同樣,從理論上講這是可能的,但由於工作流程繁瑣,這使一切變得更加困難,並且用戶將失去每個套件中內置的集成。還有一個問題是,企業在沒有明顯好處的情況下必須管理和維護兩個辦公套件,並需要支付費用。

至於與其他企業軟件 (例如 Salesforce、Shopify、HubSpot 和其他軟件) 的集成,有兩個套件都可以執行此操作。如果任何特定的企業軟件對業務尤爲重要,則最好在選擇套件之前先測試與 G Suite 和 Office 365 的集成。

|| 誰應該使用 G Suite

基於所有這些,那麼什麼樣的企業應該使用 G Suite? 這非常簡單:如果將與文檔的協作融入到企業的 DNA 中,那麼 G Suite 就是其理想之選。它的實時協作功能遠遠超過了 Office 365 所提供的任何功能。它們是套件設計中不可或缺的一部分,並且使用簡單,幾乎不需要任何時間就可以開始使用它們。

如果企業不需要 Office 365 單個應用程序的所有複雜功能,G Suite 也是一個不錯的選擇。與 Office 365 相比,G Suite 中的每個應用程序都更易於使用,特別是 Gmail 比 Outlook 更簡單。而且,如果企業的用戶大量搜索文檔,則谷歌公司對 Google Drive 的搜索將超過 Office 365 提供的內容。

|| 誰應該使用 Office 365

如果強大和完善的功能對企業而言比最佳協作更重要,那麼 Office 365 就是其最佳選擇。它的每個應用程序都勝過其競爭對手 G Suite。並不是說企業無法在 Office 365 中進行實時協作,這只是一件繁瑣的事情,並不像 G Suite 中那麼簡單。而且 Office 365 的標記功能堪稱典範,因此當企業員工需要互相審查彼此的工作時,這是一個很好的選擇。

企業使用 Office 365 還有其他原因。儘管 G Suite 的 Team Drives 對於共享文檔和資料很有用,但它們並不適合 SharePoint 提供的完全協作環境。如果要管理郵件服務器,而不是使用託管電子郵件,則還需要 Office365。微軟 Teams 爲團隊提供了一種彼此共享工作的好方法。

即使使用了新的簡化功能區,Outlook 的界面也很難使用。如果用戶希望一切順利,Outlook 將爲他們提供所有服務。爲了快速完成工作,Gmail 則是一個更好的選擇。

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(來源:企業網 D1Net)

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