远程 or 公司?办公模式的十字路口,微软将其视为了转型的突破口

作者丨佘磊

嘉宾 | 唐浩

2020 年的这次黑天鹅事件,为全球的发展都埋下了阴影,毫无疑问这是一次巨大的危机。但是任何事情都有两面性,有一个段子曾提到,泰坦尼克号的沉没对于船上的人们是一场危机,但是对船上那些待宰的鱼虾们却是一次机遇。这次疫情也是一样,我们换个角度来看,抓住这次疫情所带来的改变,对于企业来说就是一次难得的“发展机遇”。

1 疫情折射出的企业办公生产力需要变革,前方还有哪些挑战和机遇?

所谓危机,往往既是困难也是机遇。虽然全球都在承受着 2020 年第一季度的经济压力,但我们依然看到国内在线上办公、线上教育、生鲜电商等多个互联网行业迎来了突破性发展,而更多传统行业则在积蓄势能,寻求革新突破。在这一背景下,提升企业生产力,提升日常办公效率,对供应链进行改革,加大企业的生产要素,似乎就成了众多传统行业寻 求变革的突破口。

这次疫情,让国内企业明白了一个道理,效率就是生命,企业在疫情之中有多挣扎,就会在疫情后有多期待快速发展。

为了兼顾办公效率,保证大部分工作都能顺利完成,很多企业都在疫情期间应用了协同办公、视频会议等远程协作平台。这也让在线办公领域的数据都十分亮眼,各类线上业务大放异彩,实现逆势增长。而这背后,则是越来越多的企业认识到了现代化协作模式对于企业发展的价值所在。

但是疫情终究会过去,当企业全面复工后,这次疫情又能给我们带来怎样的启示?带着这样的问题,我们采访到了微软全球黑带技术专家唐浩老师。

在采访中过程中,唐浩老师的一句话令人印象特别深刻: 有些东西是单向不可逆的,当用户认可了这种方式,并且看到了其所带来的价值,当疫情过去之后,肯定也会继续沿用这样智能且高效的平台去促进生产力的迭代和发展。

这也表明,远程办公在当下只是一种迫不得已的形式,而并非背后的目的。而采用何种办公方式,归根结底要看企业对于自身生产力的认知。

大家一听到生产力这个词可能就在想,这是企业的痛点,是老板们应该关心的事情,和我们这种平常码代码的开发者有什么关系?别急,往下看你就会发现,为什么像互联网大厂这种企业的程序员会越做越好,而你只能是打一枪换一个地方,感觉自己的工作很机械,没有使命感,并没有觉得自己是在做一件伟大的事情。

这就是企业生产力价值观与你个人职业生涯之间所产生的最直接联系,即企业业务愿景与程序员个人使命感之间的关系。

2 生产力的革新,把人放在中心是最核心一环

唐浩老师认为 对于生产力最基本的定义,是 逐步实现目标的能力 。从生产力的角度来看,其可以粗略分为个人生产力和组织生产力两部分:

从组织生产力的角度来看,通常会将组织目标和个人目标做融合,这也是当下绝大多数企业(全球科技公司 500 强企业)都在关注企业内部文化建设的原因。如何让员工工作得更有使命感、如何最大限度激发员工工作的价值,尤其面对当下越来越多的新生代员工,关键在于如何将企业组织的战略目标和员工个人的发展目标做到完美结合。总而言之, 提升生产力,本质上是要实现企业的业务价值和目标 ;但是从个人生产力的角度来看,在实现组织生产力提升的过程中必定会涉及到人与人之间的协作,毕竟每一位员工是一个组织的最基础组成部分。

所以从微软对于生产力的理解是“永远把人放在最中心”,要集中所有平台和技术赋能于企业组织内部的个人;但由于最终产出结果是以企业来统一呈现,所以微软对于生产力的定位则是兼顾个人与组织生产力 。这和微软“予力全球每个个人和组织,成就不凡。”的使命不谋而合,所以微软对于生产力的理解是和微软骨子里的使命一一对应的。

但是由于每个人在组织间所扮演的角色是不同的,所以对于组织生产力来说需要覆盖到不同的人群。一般来说,组织生产力主要涵盖以下三部分组织角色:

1、相对传统的信息知识工作者,程序员就是属于这类人群,他们使用智能生产力工具(对于程序员来说特质电脑和 IDE 开发环境)的频率会更高,并且对于高效生产力工具的需求是随着时间的增长而成正比的,主要工作内容是将组织的业务目标拆解后执行下去;

2、企业内部的关键决策者,这类人群经常负责的是企业整体的判断和决策。而这和信息知识工作者一样,也是微软一直以来最擅长的一个层面。

3、一线工作人员,这类人群特指线下能够直面消费群体的人群,他们接触 PC 比较少,比较多的是在前端接触客户,手机反而是他们日常工作最频繁使用的计算设备。

所以对于微软来说,一套完善的企业生产力解决方案,除了面向广泛的知识工作者和高管这两个群体之外,需要越来越多的外延覆盖至能够直面用户的一线工作者,通过这三层来覆盖组织生产力,同时辅以多年来专注在个人生产力层面的 Windows+Office 组合来覆盖个人用户,确保生产力解决方案的完备。

危机和机遇并存,类似疫情这种黑天鹅事件对于企业生产力的影响

任何事情都有其两面性,类似于疫情这种黑天鹅事件也是一样。

唐浩老师认为,像疫情这种黑天鹅事件是完全不可预测的。对于企业而言现在正处于一个模糊的、不确定的、快速变化的时代,在这种 VUCA 时代特征下出现这种状况可以说即是意外又不是意外。对于企业的影响一方面取决于该行业的特点,另外一方面企业所做出反应状况的不同也会形成不一样的结果。

任何事情都有其两面性,疫情这种黑天鹅事件同样存在危机和机遇。

危机是显而易见的,疫情期间人人自危,企业复工困难,上下游供应链有一端没有恢复就不能真的恢复业务;而机遇性则是表明这是一个向用户普及新型概念的好时机,一旦用户习惯了这种状况,即便是疫情这种特殊时期过去了,如果企业能够发现这类基于数字化技术所实现的远程高效协作所带来的巨大收益,在疫情之后这种方式肯定会继续保留。

从结论来看,一些好的东西、能够提升企业生产力、加速业务发展、促进个人与组织间生产力的高度实现的技术和方式,在疫情过后也会得以保留。而数字化,则正是能够帮助企业走出疫情泥潭并实现持续发展的关键技术。

数字化技术在企业建设中应该涵盖哪些方面?

唐浩老师认为从数字化转型和范围来看这件事情,数字化技术在企业中所覆盖的领域是非常广的,在这个角度下微软所定义的数字化驱动企业建设主要包含以下四个方面:

  • 首先是赋能员工,无论是打造产品还是服务客户,都是需要员工去完成的,作为组织中最基础也是最核心的组成部分,把人放在数字化建设的最中心是理所应当的,因此如何赋能员工是数字化过程当中首要考虑的问题,这也是微软现代化办公解决方案里很重磅的一部分;

  • 第二部分是业务流程的优化,这两年比较火爆的 RPA 就是一个典型的代表,用自动化的方式来加速业务流程的快速迭代,这种数字化技术所带来的低成本、高效率以及可视化流程的优势是显而易见的;

  • 第三部分是如何提升产品与服务的创新性,这部分会侧重在研发领域,同时涉及到大量的与前端业务的交互与迭代,这也意味着数字化建设过程中常常需要跨不同的领域;

  • 第四部分时如何服务客户,因为对于企业来说其最终的目的一定是成就客户,有了客户的认可才是一家企业基业常青的根本。

从协作生产力的角度来看,重点是赋能员工。通过赋能员工来实现业务流程优化、产品创新以及客户的服务。员工是最基础以及最重要的一环,永远要把员工放在最中间的一环。这次疫情打乱了很多企业员工常规的办公节奏,近段时间爆红的线上办公,可能对于一些企业只是一个过渡的办公形式,而真正沉淀下来的,则是对于现代化数字办公的理解和对个人生产力及组织生产力认知的刷新。 归根结底,这种线上办公只是形式,而并非目的。

3 在疫情之下如何重塑新型办公体系

高效的生产力平台从古至今主要是解决两个核心的问题,一个是沟通,另一个是协作,在现代又孵化出了一个新的问题,就是安全。

疫情之下同样如此。

1、沟通

因受到疫情影响不能到办公室办公,对于企业和员工来说如何保证日常的沟通效率是一个非常现实的问题。

沟通就好比两个人交流的场景一样,要保证说话方内容到接收人的过程中不失真,这边说的是 A,那边听到的也是 A,而不是 B。要保证沟通过程中不失真是很难做到的,因为在现实的交流中有一个法则叫做 55387,意思是有 55% 是透过肢体语言来传递的,38% 是透过语气和语态来传递的,只有 7% 才是通过语言的词汇来传达的。所以对于沟通,我们不能想当然的将其理解为声音的传播,沟通是一个复杂的过程。

具体到微软生产力协作解决方案中,可以通过音视频会议的方式,基于 Microsoft Teams 协作场景为核心的赋能平台,加上人工智能技术,保证本地沟通质量不失真,保证在线上团队协作中最基本的内容,帮助企业以微软 Microsoft Teams 为核心来打造这样一个线上协作的云平台。

2、协作

协作就好比是杂技手抛球一样,一个人也许可以做到 3 个、4 个甚至更多,但是在两个人甚至多个人之间协作的时候就会形成比较大的挑战。所以在微软的解决方案中通过个人生产力的工具配合云上的技术来拓展至团队,以 Teams 为核心扩展至团队的内部和外部以及上下游的合作伙伴和客户,形成全生态链上的协作。配合流程数字化的优化以及业务洞察的解决方案,把企业协作这件事做实。

这是便利性的重要性,然而在协作中,其安全性同样重要。

3、在协作之间寻找高效率与安全性的平衡

业务形态的变化,让企业所面临的安全局面也发生了变化。

此外在协作领域内,有一个很重要的挑战就是如何兼顾安全性以及合规性的要求。企业肯定都不希望自家的业务系统在安全与合规方面存在着很多漏洞,这却是企业日常运营不得不面对的一个巨大挑战。

以教育行业为例,在疫情期间,一些线下教育的的业务搬到了线上,一方面需要用户适应这种行为习惯的改变,同时服务提供方还要应对大量黑客的攻击与挑战。现阶段黑客攻击通常和经济利益直接挂钩,暗网、比特币等技术也使得黑客交易更加便利,导致企业所面临的安全风险越来越高,使企业的安全生态也发生了比较大的变化。

因此在微软的生产力解决方案中,覆盖的范围除了以 Office365 为核心的生产力效率组件之外,还会涉及到 Windows 和 Enterprise Mobility Security 企业移动化与安全解决方案。因为发现在市场上,许多用户都会 同时兼顾协作过程当中的不同需求而安全性则是其中非常重要的一部分。

可以看到在微软解决方案中,除了针对传统生产力的解决方案之外还有扩展到用户的身份管理、终端设备和应用管理。微软的方案是把安全性功能融入至日常的协作平台之中,让用户不需要有太多的顾虑,而减轻企业的运营成本以及提升 IT 人员的管理效率。

因此企业要在 高效和安全之间找到微妙的平衡。不希望做一个有很多漏洞但是高效的系统,但同样也不希望做一个安全性很高但是却让用户在使用过程中束手束脚效率十分低下的平台。

以线上为主的互联网行业,更需要发现日常协作过程中所沉淀下来的行为数据

数字化不只存在于传统企业中,互联网企业同样需要通过对生产力的洞察来加速自己的业务转型进程。微软的生产力解决方案中,还会涉及到面向未来以及趋势性的东西,其实是对于生产力的洞察。

就像前段时间的远程办公期间,很多企业的管理者都关心员工的工作状态。当然无论怎么说远程办公都是有两面,好的一面可能是企业可以节省物业运营成本,而员工因为家里环境安静,省去通勤时间,反而提高了办公效率;不好的一面可能对于企业来说,员工的工作没有那么透明,不了解真实的工作状态。

在这个过程中,企业就需要一个数字化平台,要求既能满足日常协作又能满足洞察企业生产力的状态,这也是微软 Microsoft 365 所力图打造的。在为企业提供更加高效兼顾安全合规的协作平台工具的同时,用户办公日常的行为数据也在不断反哺企业生产力协作平台,将企业日常的协作行为沉淀在平台之下,让企业能够能看到自己的生产力状况, 把生产力可视化,这也是企业数字化转型的诉求之一。

而这种能力,尤其受到了国内外互联网科技大厂的重视,他们一方面看重这种安全且高效的协作平台,另外一方面也十分依赖平台对于日常协作中所沉淀下来的行为数据的洞察。

4 通过数据洞察来促进企业的文化转型,将每一位员工的使命感与企业发展愿景相融合

让我们回到最开始,为什么像互联网大厂这种企业的程序员会越做越好,而你只能是打一枪换一个地方,感觉自己的工作很机械,没有使命感,并没有觉得自己是在做一件伟大的事情?

从微软的角度来看,这主要取决于人和人或者组织与组织之间的差异性?曾经在知乎上看到一个回答,说是人和人之间的差异在于相信怎样的故事。这的确没错,由于每个人的视角不同,对于一件事情的定义也不尽相同。有一个比较传统的故事,三个人都在砌墙搬砖,问第一个人是在做什么。第一个人说是在汗流浃背地搬砖头砌墙啊;问第二个人在干什么,他说是在养家糊口,通过辛苦劳作能够让家人过上更好的生活;问第三个人是在做什么,他说虽然看起来是在砌墙,但其实是在盖一所教堂,未来人们可以在这里得到更多心灵上的慰藉。

可以看到,当愿景和使命感不同的时候,驱动力也就不同。这只是一个维度,对于人和人或组织和组织之间的差异,归根结底还是需要可量化的行为与指标来进行评判的。评判维度主要分为 2 个:一个是时间都花在哪了,另一个是和谁一起花时间。

时间作为一种最为特殊的资产,对于个人和企业来说都是非常宝贵的。钱没了可以再赚,但是时间没有了是很难弥补回来的?一个非常常见的例子,就是时间可以通过量化的手段来显示员工的时薪以及员工的投入;另外一个维度在于时间是和谁在一起花的,在企业内部和外部协作过程中,无论是对于企业还是个人,都要看时间是花在了企业内部的协作上还是对合作伙伴与客户的协作上。当然背后的洞察可以看到,把时间作为重要的平衡维度,配合协作网络可以很清楚的看到在 1 小时的会议中,是在和同部门之间还是跨部门之间。在员工新入职之后,也可以清晰看到他在公司内部的协作网络是正向增加还是只是在小部门内协作。所以在日常协作的过程中,会有大量的协作行为数据被捕获以及沉淀,在基于员工隐私保护的情况下来启动更多的业务洞察。

之所以微软在过去 5-6 年间的数字转型是被业界广泛认可的,在这背后是微软自身就在应用这样的生产力平台,一方面提供高效的协作生产力,同样也通过生产力工具所沉淀出来的数据洞察来不断优化组织,以此来驱动微软自身的文化转型。

5 要“合能”不要“赋能”,微软打造智能协同办公生态

当然无论从什么角度来看,这次的疫情终归还是一场全球性的危机,当外界环境发生变化的时候,对于企业的考验在于通过怎样的手段来适配这样的环境,会调整自己的行为模式去适应这种状况。适应之后所沉淀下来的好的东西会持续的保留在企业内部。

2020 年,远程办公撬动了现代化生产平台进入国内企业的大门。在这样的大趋势下,有些东西是单向不可逆的,当用户认可了这种行为方式并看到了其所带来的价值,当疫情过去之后,肯定也会继续用这样智能且高效的平台去促进生产力的迭代和发展。在这样的背景下,微软将会从以下三个方面去完善:

  • 倾听市场,倾听用户的反馈:打好微软平台的技术功底,将全球范围内的需求沉淀在微软的平台之上,持续为行业输出更多有价值的能力。

  • 继续提升平台的可扩展性:从生态的角度来看,要想把这种新型生产力平台推广至全球,只靠微软自己是不可能做到的。因为用户的需求是多样的,为了满足用户多样化的需求,微软平台提供了大量的开放性接口和可定制的空间,来吸引大量优质的合作伙伴来共同完善新型协作方式的数字生态。

  • 注重不同区域市场的投入和适配,上文也提到了安全合规的演化,安全合规是有大量的区域性和行业性限制的,所以微软在全球范围内扩张的过程中 也需要符合当地区域性安全合规要求,这是当下微软对于国内出海企业来说所具有很大价值的一点。

要“合能”不要“赋能”

现在有很多尤其是 ToB 的企业,无时无刻都在谈向传统行业“赋能”,但是仔细想想,传统行业的技术真的有那么不堪到需要一家互联网创业公司来帮他们上课吗?为此,微软提出了“合能”的概念,重点在于第一个字“合”。最后引用此次受访嘉宾唐浩老师的一句话:在中国市场上每天都进行着很多的创新,微软抱着开放谦虚态度希望能够把自身的能力贡献出来,同时携手合作伙伴,和用户一起成就不凡。

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