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由于新型肺炎疫情的影响,以腾讯、字节跳动为代表的许多公司都推迟员工到公司报道的时间,要求员工在家自我隔离一段时间、实行远程办公制度。

非典造就了电商,肺炎疫情能成就远程办公吗?

远程办公在很多特定工作性质的岗位,比如销售、外勤等,实际上一直在远程办公或者自由上下班;

自由职业者大多数也并没有租用办公室,但如此大规模的、全社会性质、不分岗位职责的远程办公,绝对 是历史上前所未有的第一次

  1. 管理思维大升级:“自驱管理”替代“过程控制”

知乎上曾经有人问,“为什么远程办公在中国实行不起来?”。

底下高赞回答是,“那么多公司的老板看着自己的员工能休息就心里痒痒的,你还要发展远程办公?”

的确,对于管理者来说,远程办公最大的难度是难以评价员工的贡献程度,进而把控公司的发展节奏。

践行了 5 年远程办公的企业 PingCAP 联合创始人 &CTO; 黄东旭认为远程工作除了带来的沟通协作障碍外,最根本的差异还是在管理哲学上,是倾向于传统监管的管理思维还是自驱的管理思维。

目标管理的理念由管理大师彼得德鲁克 1954 年提出,后来英特尔 CEO 安迪·格鲁夫发明出一种目标管理方法:OKR,近年来由于 Google、Facebook 等互联网硅谷大厂开始推行OKR ( 目标与关键成果管理法)突然大火,国内百度、腾讯等互联网巨头也纷纷跟进。

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OKR 的中文名是「目标与关键结果法」,英文全称是「Objective and Key Results」。

*「O」指的就是「目标」,重点是控制目标数量,将精力聚焦在最重要、最紧急的目标上

*「KR」指的则是「关键结果」,强调有产出、可衡量、有时限

OKR 的核心观念是公开透明,鼓励和身边的人同步各自的 OKR,获得团队集体支持。

谷歌在成立之初便引入 OKR 作为目标管理工具,一直沿用至今,经常被作为 OKR 的样板和典范。

美国科技博客 Business Insider 曾在 2014 年揭秘谷歌的 OKR 系统,谷歌员工每个季度接受 4 至 6 个 OKR 考核。每个季度末将对 OKR 考核进行打分,分值从 0 到 1。包括 CEO 在内的所有员工评分都公开,但得分并不作为晋升员工的依据。

2019 年 1 月百度从李彦宏开始全员制定 OKR,员工自上而下逐层拆解,依次制定团队和个人目标及关键结果。

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相比于传统的绩效考核 KPI (关键绩效指标考核)的自上而下、薪资挂钩、任务封闭特性,OKR 更强调自主驱动、全员拆解目标、鼓励挑战,更适合需要远程协作办公的团队集体作战的要求。

  1. 团队信息流同步及知识管理

如果说远程办公对传统管理哲学形成挑战,那么在实际工作中面临最大的问题是团队之间的协作问题,包括:

*信息流同步

*知识管理

信息流的同步目的是让团队知道要干什么、在干什么以及怎么干,从功能拆解下来包括任务管理、即时通讯和会务系统。

这部分的工具早在 2003 年的 PC 互联网时代就已经具备,E-mail 用来沟通重要事项、QQ/MSN Messenger 可以作为即时通讯的工具、也可以进行群组会议,FTP 用来存储文件。

现在阿里的钉钉、头条的飞书、腾讯的微信 / 企业微信都可以实现上述的要求,而且在疫情期间都提供免费等优惠政策。

视频会议中的龙头软件 Zoom 也为中国区用户提供不限时长的免费视频会议功能,直到疫情解除。

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这里想重点强调分布式远程办公中知识创造的重要性。

日本一桥大学教授野中郁次郎 (Ikujiro Nonaka)将企业知识划分为隐性知识和显性知识两类。

所谓隐性知识包括信仰、隐喻、直觉、思维模式和所谓的“诀窍”;而显性知识则可以用规范化和系统化的语言进行传播,又称为可文本化的知识。

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日本一桥大学教授野中郁次郎

野中郁次郎提出,在企业创新活动的过程中隐性知识和显性知识二者之间互相作用、互相转化,知识转化的过程实际上就是知识创造的过程。

知识转化有四种基本模式——潜移默化(Socialization)、外部明示(Externalization)、汇总组合(Combination)和内部升华(Internalization),即著名的 SECI 模型。

简要模型示意如下图所示:

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远程的分布式办公与集中化办公相比,在知识管理上最重要的挑战是:

如何把那些在工作中高度个人化隐性知识,通过共享化、概念化和系统化,最终升华成为组织所有成员的隐性知识。

上面说的可能有点抽象,举个具体的例子。

比如说办公室隔壁坐着一个技术开发大神,代码写的效率高、速度快还不出 bug,对算法和架构的理解超出常人,这是技术大牛常年日积月累培养的技能和习惯,即他的个人隐性知识。

如果你坐在他旁边,每天注意观察他的工作方式、经常交流思考方法,然后自己慢慢总结,长久下来自身也能获得极大的提高。这个过程是隐性知识的传递。

技术大牛很难将他的方法与技巧通过显性化的方式教给你(知识外化),但可以通过手把手的集体协作和近距离观察让团队习得个人隐性知识,这也是目前仍然有许多职业保留了师徒制的原因。

可是如果团队分布式远程协作,个人优秀的隐性知识很难直接转化为团队的隐性知识,这时候就需要团队将关键知识进行外化 (Externalization) 和融合 (Combination)。外化的过程是经验、技能、甚至细枝末节灵感的传递,再经过系统的总结,比如团队知识库、员工手册的融合,传递给团队每一个成员。

最终通过将个人隐性知识向显性知识的转化,形成企业的知识创造,甚至可以进一步形成行业的知识。

传统制造大企业比如东芝为了知识的创造,公司特别增设了一个跟各事业部门同等级的“高阶策略部”负责 。高阶策略部的宗旨乃在将公司的核心技术或知识有效的移转至新事业单位,并使公司在管理方面能强化创新、挑战与速度等观念。

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日企巨头东芝的口号是“引领创新”

而社区化的项目,比如区块链行业的以太坊,其自创立之始即采用分布式开放协作的组织形态,开发人员遍布世界各地,没有中心化的管理团队,团队成员之间松耦合,通过五年的时间逐渐摸索出了通过 ethresear.ch、Github 等工具进行知识沉淀和管理的一套工作模式。

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运用于知识管理的专项工具也纷纷在近期上线,如阿里的语雀、Teambition 团队的所思,七印科技的 Miks (https://dd.wemiks.com/)等。

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3. 远程工作是一种什么体验

远程工作是否意味着可以过上在沙滩上打电话敲键盘,然后放下电脑去冲浪的自由生活?

国外兴起了一个概念叫做”数字游民“(Digital Nomad),意思是在数字时代随处生活的远程工作者。网站 NomadList 从生活成本、网速、安全性、好玩程度等多个方面评价了适合数字游民工作的城市,诸如巴厘岛、布宜诺斯艾利斯等榜上有名。

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但 PingCAP 的工程师 siddontang 在远程工作一年半后并不这么认为,他觉得首先,旅行在路上耽误的时间就非常的恐怖,火车和飞机上面根本不能舒舒服服的写代码。另外,即使到了另一个城市,出去玩就没法工作,在咖啡厅写代码还不如家对面的星巴克。

工作环境的选择上,有人喜欢在附近的星巴克或者其他咖啡馆工作,尽管有些吵闹,但可以避免家里过分舒适的环境(我本人在家里办公就常常因为受到床的诱惑而效率低下),有些人自控力比较强,在家里开辟出一个安静的环境办公也可。

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工作时间的安排上,大部分经历长时间远程工作的人建议仍然遵照日常工作时间,一方面是所以如果你遵照日常办公时间,社交生活会受很大影响。当你好不容易空下来了却没有一起出去玩的朋友;或者你没法在白天处理类似预约看病之类的事情;另一方面团队成员需要约定共同在线的时间,开会协商项目进度、计划和总结等等。

但对于晚上效率远远高于白天的夜猫子来说,工作时间放在晚上也不是什么大问题。

  1. 远程办公几点建议

第一,规划出重叠的工作时间

虽然团队成员在家办公,但仍然建议明确一个共同在线的时间,不在线或者外出的成员应该在即时通讯工具上明确自身状态。

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第二、明确任务分派和响应要求

无论是集中办公还是远程办公,明确的任务安排和响应要求是保证团队协作效率的关键。

建议定期组织成员例会,在例会时可以组织团队成员进行讨论,明确团队的目标和各自任务。

一个完善的任务信息应该包括:1)任务的目的,2)任务内容,3)任务要达成的结果,4)完成时限,5)成员构成,包括明确的负责人。如果有冲突性任务存在,还需要给出任务优先级。

远程工作时由于无法当面明确对方状态,因此在交流时要给出期待响应的回复时间,收到指令时也应该回复任务已收到,或者说明什么时候可以完成。明确的要求响应将极大减少远程办公时团队沟通不确定性带来的焦虑感。

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第三、建立总结和监督机制

由于远程工作无法做到实时监察,工作成果的总结汇报和工作绩效的监督就尤为重要。团队应该定期组织总结,频率根据工作内容而定,建议总结内容要覆盖“3P”,即工作完成内容(Progress),工作遇到的问题(Problem),以及下一周期的工作计划(Plan)。

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监督检查方式根据岗位特征可以灵活多样,包括在线视频考察、工作进度汇报等等。

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第四、制定远程协助和实时交流原则

远程交流在分布式工作中必不可少,因此团队需要遵照一些沟通原则才能使得远程沟通更加高效。

一是选择合适的交流工具,比如即时通讯用企业微信、视频用 Zoom、要事用邮件等等,需要让团队成员充分了解沟通工具的账号,包括公司的企业账户和个人账户信息;

二是明确合理的交流时间,根据不同员工的时区和个人情况,找出共同在线的时间进行沟通;

三是制定一些沟通基本要则,如上班时间不闲聊;直接提问而不要问在不在,尽量少发长语音。

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非典造就了电商,肺炎疫情能成就远程办公吗?

17 年前非典疫情的隔离期,火爆了电商和网游,也许在武汉疫情过后,很多公司不仅仅在节后一周远程协作,而是把远 程工作变成团队常态化的运作方式。

随之而来爆发的,会不会是新的分布式商业体呢?

注:

  1. 远程办公模板内容来自明道云

  2. 美国知名团队协作软件公司 Basecamp 的联合创始人关于远程工作方方面面的书籍《Remote》已经有中文版本。无论是 Basecamp 软件还是书都墙裂推荐!

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来源链接:mp.weixin.qq.com